L’Ufficio Consolare esercita – esclusivamente nei confronti di cittadini italiani che si trovano all’estero in via permanente o temporanea – alcune funzioni notarili previste dal nostro ordinamento. Essenzialmente si tratta del ricevimento di atti pubblici (procure, testamenti), di atti notori, di autenticazioni e di sottoscrizioni apposte a scritture private.
Esistono tuttavia alcune differenze tra le competenze consolari in materia notarile e quelle attribuite ai notai esercenti in Italia, sostanzialmente connesse alla diversa posizione del Capo dell’Ufficio Consolare, funzionario dello Stato, e quella del notaio, libero professionista.
Il notaio può anche essere chiamato a fungere da consulente legale del cliente; egli pertanto può assumere informazioni circa la solvibilità di una persona o agire da mediatore in una transazione, oppure consigliare il cliente circa rapporti familiari o finanziari. E’ escluso che l’Autorità consolare possa svolgere attività analoghe. Il suo consiglio, se richiesto, deve essere limitato al campo giuridico, con particolare riguardo alla validità degli atti che le si domanda di ricevere. La sua assistenza deve limitarsi alla legalità degli atti prospettati e non alla loro utilità economica.
Il notaio può essere a volte il mandatario del cliente rispetto alla pubblicità e alla esecuzione di formalità relative agli atti da lui ricevuti. Nessuna attività di tale natura può, invece, essere svolta dal capo della Rappresentanza consolare.
Il notaio ha diritto ad un onorario, tutti gli atti consolari sono soggetti unicamente alla tassa indicata nella Tariffa consolare.
Il cittadino italiano all’estero può, in alternativa, formalizzare l’atto presso un pubblico notaio ufficialmente accreditato nel Paese di residenza. Successivamente, far apporre sul documento l’Apostille da parte dell’Autorità preposta della Macedonia del Nord, farlo tradurre da un traduttore giurato presente sulla lista di questa Ambasciata (Albo Consolare) e far apporre sulla traduzione l’Apostille da parte del Tribunale dove il traduttore stesso è registrato (Traduzione e legalizzazione dei documenti).
Si ricorda che è possibile accedere al servizio solo con appuntamento prenotato sul portale Prenot@mi.
Procure generali e speciali
La procura è un atto unilaterale con il quale un soggetto (rappresentato o mandante) conferisce ad un altro soggetto (rappresentante o procuratore) il potere di agire di fronte a terzi in suo nome e conto nel compimento di uno o più atti i cui effetti saranno direttamente imputati al rappresentato stesso. La procura non ha effetto se non è conferita con le forme prescritte per il contratto che il rappresentante deve concludere.
La procura generale – che può essere rilasciata esclusivamente sotto forma di atto pubblico, ovvero formato e custodito dal notaio – riguarda tutti gli atti di amministrazione del rappresentato, e può essere rilasciata a tempo indeterminato, fino a revoca. La procura speciale, invece, permette al rappresentante di agire per uno specifico affare e può essere rilasciata sia tramite atto pubblico che tramite scrittura privata con firma autenticata (procura all’acquisto o alla vendita, procura alle liti, procura per accettazione o rinuncia di eredità, ecc.).
In occasione della richiesta del servizio, si raccomanda di fornire a questo Ufficio Consolare una bozza (in formato Word) preparata dal Notaio (o Avvocato) italiano incaricato di finalizzare la pratica: ciò a maggiore garanzia che la procura redatta presso questo Ufficio risponda in dettaglio ai requisiti giuridico legali e alle aspettative dello studio notarile in Italia.
Per ogni procura è necessario presentare il documento d’identità valido, i dati anagrafici completi e il codice fiscale del mandante e del procuratore, oltre alla documentazione specifica del caso nell’eventualità di una procura speciale (come i dati dell’immobile o dell’autovettura in caso di procura alla vendita o all’acquisto degli stessi).
Autentica di firme su scritture private
La scrittura privata autenticata è un documento redatto con qualunque mezzo, sottoscritto dall’autore con firma autografa autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale, il quale verifica l’identità e la piena consapevolezza del sottoscrittore nel momento in cui appone la firma. Una scrittura privata autenticata costituisce piena prova, anche in ambito giudiziale e fino a querela di falso, circa la paternità del documento e delle volontà in esso espresse.
Testamento
Tra le attività proprie dell’Ufficio Consolare rientra la redazione di alcuni atti concernenti le dichiarazioni di ultima volontà di soggetti che si trovano all’estero. Il testamento pubblico è la dichiarazione di volontà del testatore resa ad un funzionario delegato alle funzioni notarili in presenza di due testimoni e redatta in forma scritta. Nel testamento segreto, invece, le funzioni dell’Ufficio notarile si limitano al ricevimento formale dell’atto (il cui contenuto rimane segreto) ed al suo deposito nell’Ufficio. Il testamento olografo, infine, non necessita della stesura da parte di un funzionario dell’Ufficio notarile e può essere depositato in ogni luogo e presso chiunque. Solitamente esso viene depositato presso l’Ufficio notarile al fine di evitare la possibilità di un suo smarrimento e per assicurarne l’immediata pubblicazione alla morte del testatore.